DMS

Document Management System (DMS) poskytuje centralizované a bezpečné úložiště dokumentů. Tento komplexní nástroj podporuje správu celého životního cyklu dokumentu, zahrnující problematiku od vzniku elektronických dokumentů, přes správu a řízení  až po jejich archivaci či skartaci. Současně podporuje správu všech typů dokumentů (faktura, smlouva, ISO dokumenty, firemní dokumenty, atd.) Systém pro správu dokumentů usnadňuje organizaci dokumentů, zaručuje jejich maximální dostupnost, bezproblémový oběh a umožňuje nastavení přístupu pouze oprávněným osobám. Současně umožňuje okamžité sledování a řízení procesů v reálném čase. K podpoře procesu zpracování dokumentu slouží workflow.  Automatizací dílčích činností v organizaci (např. schvalování dokumentace, schvalování účetních dokladů, řízení změn, řízení incidentů, opatření k nápravě, kontrola plnění úkolů apod.) dochází významně  ke snížení administrativní a časové náročnosti jednotlivých úkonů.

Základní funkcionality:

  • Slouží jako centralizované a bezpečné úložiště veškerých dokumentů (strukturovaných i nestrukturovaných).
  • Zaručuje integritu, dostupnost a maximální ochranu dokumentů.
  • Podporuje evidenci jednotlivých verzí dokumentů.
  • Víceuživatelský současný přístup k dokumentům.
  • Možnost detailního nastavení přístupových práv.
  • Podporuje řízení konkrétních administrativních procesů spojených s dokumenty.
  • Možnost integrace s ePodatelnou a eSpisovnou.
  • Podpora pro interní a externí audity.
  • Nastavení hlídání časových lhůt, zástupů, eskalace, notifikace.
  • Možnost fulltextového vyhledávání.
  • Možnost integrace se stávajícími systémy třetích stran.
  • Podpora ověřování elektronických podpisů a časových razítek.
  • Možnost mobilního klienta.
  • Integrace s Microsoft office.

Struktura DMS