Spisová služba

Elektronická spisová služba (eSSL) tvoří nedílnou součást kompletní práce s dokumenty v organizaci. Podporuje správu dokumentu dle zákona č. 499/2004 Sb., O archivnictví a spisové službě, a to v průběhu  celého jeho životním cyklu. To znamená počínaje doručením dokumentu nebo jeho vznikem přímo v organizaci, přes evidenci, rozdělování a oběh dokumentů až po jeho trvalé uložení ve spisovně, případně po vyřazení a následnou skartaci.

 

Současně zaznamenává informace o všech operacích s dokumentem (transakční záznam) a spravuje metadata  dokumentu. Dle platné legislativy musí mít každý původce ze zákona schválený vlastní předpis pro výkon spisové  služby obsahující spisový řád (příjem, evidence, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání dokumentů) a skartační řád (vyřazování dokumentů).

Hlavní funkcionality:

  • převedení papírových dokumentů do elektronické formy
  • evidenci a přehled všech dokumentů
  • identifikaci písemností
  • zachycení a sledování pohybu písemností
  • nastavení vazeb mezi souvisejícími písemnostmi
  • ukládání všech typů doručených zpráv včetně příloh
  • ukládání odeslaných zpráv včetně elektronického podpisu či elektronické značky
  • workflow pro schvalování
  • sledování vypůjčených dokumentů

Schema essl