Správa dokumentů v jejich životním cyklu

Přijetí/odesílání dokumentů

Přijetí/odesílání dokumentů

Zahrnuje jednotnou evidenci všech příchozích a odchozích dokumentů, bez ohledu na jejich komunikační kanál. Nejčastěji jsou evidovány datové zprávy, e-mail a papírová pošta. Tj. přijetí, uložení, evidence, ověření náležitostí, předání k vyřízení. Na druhé straně zahrnuje uložení a evidenci vypravovaných dokumentů, jejich podepisování a odesílání.

Evidence dokumentů

Evidence dokumentů

Zahrnuje centrální zadávání dokumentů do systému a přidělování jedinečných identifikátorů. Všechny náležitosti evidence a správy dokumentů se řídí podmínkami interní metodiky organizace. Systém rovněž umožňuje přidělení povinných atributů pro správu dokumentů, uchovává v historii záznamy o provedených vstupech, změnách, a to včetně času a autora.

Oběh dokumentů

Oběh dokumentů

Zajišťuje správu a oběh dokumentů (zpracování, předávání, schvalování, apod.) Každá změna vlastníka dokumentu (přidělení, předání, převzetí, odmítnutí, atd.) včetně tzv. toku dokumentů přes organizaci jsou přesně zaznamenány. Tím je umožněno průběžné sledování a kontrola jednotlivých dílčích činností a řízení procesů v reálném čase.

Archivace dokumentů

Archivace dokumentů

Zajišťuje bezpečnou archivaci dokumentů dle zákon č. 499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě. Poskytuje centrální přehled o dokumentech a procesech. Disponuje vhodnými nástroji pro snadnou a rychlou dohledatelnost a zpřístupnění dokumentů. Tyto nástroje jsou snadno konfigurovatelné, takže umožňují aplikovat spisový plán a skartační řád dle požadavků organizace. Archiv může být integrován i s informačními systémy třetích stran.

Skartace dokumentů

Skartace dokumentů

Elektronický archiv poskytuje jistotu, že o uložené dokumenty bude řádně pečováno během celého životního cyklu až po skartaci podle zákona. Zahrnuje tedy i třídění dokumentů, hlídání skartačních lhůt, přípravy skartačních seznamů, vytváření protokolů o skartaci, příp. předávání dokumentů Národnímu archivu.